İşlerimizi Neden Erteliyoruz? Zaman Yönetimi Tekniklerini Keşfedin

Çoğu zaman herkes zaman bulamamaktan ve işlerini yetiştirememekten şikâyet eder. Bu durumlarda zaman baskısının etkisiyle strese girebilirsiniz. Zamanınızı verimli kullandığınızı ve hatta bir güne 2-3 iş sığdırdığınızı düşünmenize rağmen zamanın yetersizliğinden şikâyet edebilirsiniz. Bazı anlarda yapmak istediğiniz şeyleri zamansızlıktan ertelemek durumunda kalabilirsiniz. İşleri önem ve aciliyet sırasına koymanıza rağmen gün sonunda işlerin büyük bir kısmının hâlâ bitmediğini görerek rahatsızlık hissedebilirsiniz. Bu sorunların önüne geçebilmek için etkili zaman yönetimine ihtiyaç duyabilirsiniz.

Aslında zaman herkes için aynı işler. Burada sizi diğerlerinden ayıran şey zamanı nasıl kullandığınız! İşte, bu noktada etkili zaman yönetimi teknikleri devreye giriyor. Etkili zaman yönetimi; kişinin ilgi, ihtiyaç ve sorumluluklarını; sosyal ve iş hayatında dengeli şekilde dağıtması olarak tanımlanabilir. Yani sorumluluklarınızı yerine getirirken aynı zamanda ilgi ve ihtiyaçlarınızı da göz ardı etmeden zamanı en verimli şekilde kullanabilirsiniz. Peki, zaman yönetim teknikleri neler ve nasıl uygulanır? Gelin, bu soruların cevaplarını birlikte keşfedelim.

Etkili Zaman Yönetimi için 10 Altın Kural

Zaman yönetimi tekniklerine değinmeden önce etkili zaman yönetimi için dikkat etmeniz gereken temel noktalara değinelim:

• Öncelikle hedeflerinizi belirleyin ve onları önceliklerine göre düzenleyin.
• Bir işe veya göreve odaklanarak onun üzerinde çalışın.
• Öncelikli işlerinizi aklınızdan çıkarmayın.
• Harcadığınız zamana karşılık olarak bir para değeri belirleyin. Böylece boşa geçirdiğiniz vakti daha somut bir şekilde ölçebilirsiniz.
• O anda yapabileceğinizin en iyisini yapmaya çalışın; çünkü hiçbir şey mükemmel olamaz. Mükemmel olmak için didinip durmak ise size sadece zaman kaybettirir.
• İşinizi onun için belirlediğiniz zaman diliminin yarısında tamamlamaya çaba gösterin. Çıkan sonuca siz de inanamayacaksınız.
• Her gün zamanınızı etkili kullanmak için planlama yapın.
• Büyük hedeflerinizi günlük küçük işlere dönüştürerek motivasyonunuzu yükseltin.
• Devredebileceğiniz işleri yapabilen başka birine verin.
• Planladığınız her iş için bitiş zamanı belirleyin.

Bu önemli noktalara değindiğimize göre şimdi zaman yönetimi tekniklerine göz atalım.

Eisenhower Matrisi Zaman Yönetimi Tekniği

Dwight D. Eisenhower tarafından geliştirilen bu teknik, yapılması gereken işleri önemine göre kategorilere ayırır. Bu kategoriler, acil olmayan önemsiz işler, acil ama önemsiz işler, acil olmayan önemli işler, son olarak acil ve önemli işler olmak üzere 4 başlıktan oluşur.

Acil Olmayan Önemsiz İşler

Genellikle keyif almak için yaptığımız şeyler bu kategoriye girer. Buna oyun oynama, telefonla konuşma, sosyal medyada zaman geçirme gibi örnekler verebiliriz. Bu kategorideki işleri kalan vaktinizde ya da molalarda yapmalısınız; çünkü bu eylemler zamanınızı etkili kullanmanız gereken dönemlerde işlerinizi geciktirebilir.

Acil ama Önemsiz İşler

Bu tarz işler genellikle başkalarının ricaları ve istekleri doğrultusunda ortaya çıkar. Örneğin, arkadaşınızın sizi arayarak “Haydi, 1 saat sonra kahve içelim.” demesi gibi. Oysa yapmanız gereken önemli işleriniz varken bu teklifi kabul etmek daha sonra zaman yönetimi açısından sizi oldukça zora sokar. O yüzden böyle durumlarda hayır diyebilmek, etkili bir zaman yönetimi becerisi olarak önem taşır.

Acil Olmayan Önemli İşler

Bu tür işler uzun zaman sonra gerçekleşecek ama sizin için bugünden önem taşıyan planlardan oluşur. Tıpkı bir yıl sonra girilecek üniversite sınavı gibi. Aylar sonra gerçekleşecek bu olay bugün için aciliyet taşımaz; ama ertelenmemesi gerekecek kadar da önemli. Bu yüzden acil olmayan önemli işleri planlamak, etkili zaman yönetimi için temel noktalardan biri.

Acil Önemli İşler

Bu kategori kapsamında son dakikaya kalan işleri ve iş hayatındaki anlık talepleri örnek verebiliriz. Zamanı etkili şekilde yönetebilmek için eğer önceden haberiniz varsa işleri son dakikaya bırakmayın. İş yerinde aniden gelen önemli işler içinse çalışma planınızda mutlaka boş zamanlar bırakmaya özen gösterin.

Pomodoro Zaman Yönetimi Tekniği

Bilinenin aksine uzun süre aralıksız bir şekilde çalışmak hem odaklanmayı hem verimi düşürür. Pomodoro tekniğiyle ise verimli çalışarak daha az yorulmak mümkün. Pomodoro tekniğinin özelliklerini şöyle sıralayabiliriz:

• Pomodoro tekniğine göre bir insanın dikkatini vererek çalışabileceği süre 25 dakika. Bu nedenle 25 dakika çalıştıktan sonra 5 dakikalık küçük bir mola vermek gerekiyor.
• Bu çalışma ve mola süresinin toplamı olan 30 dakikaya 1 pomodoro adı veriliyor.
• 4 pomodoro süresini tamamladıktan sonra 25 dakikalık uzun bir mola vermeniz öneriliyor.
• Bir günde 8 ila 16 pomodoro tamamlayarak çalışmak ideal olarak kabul ediliyor. Bu da molalar dahil 4 ila 8 saat arası bir zamana denk geliyor.
• Pomodoro tekniği bu çalışma prensibi sayesinde verimli ama daha az yorularak çalışılabileceğini öne sürüyor.