Modern dünyanın en büyük problemlerinden biri, odaklanma sorunu. Her geçen gün dijitalleşen dünyada dikkat dağıtıcı unsurların sayısı da hızla artıyor. Akıllı cihazlar, büyük ekranlar, aynı anda birden fazla fonksiyonu yerine getirme çabası insanların tek bir noktaya odaklanmasını zorlaştırıyor. Bu durum en çok iş hayatında sıkıntı yaratıyor diyebiliriz. Özellikle pandemi sürecinde online ortama taşınan toplantılarda katılımcıların konsantrasyonunu sağlamak oldukça zor. Fakat bu duruma bir çözüm getirmek de şart. Aksi halde iş hayatının verimi düşebilir ve bu da istenmeyen sonuçlar doğurabilir. Peki, çevrim içi toplantılarda odaklanmayı kolaylaştırmak için neler yapmak gerekir?
Evden çalışanların birçoğu sabahları mesai ya da toplantı başlamadan hemen önce uyanmayı tercih ediyor. Ama hem daha verimli çalışma saatleri geçirmek hem de toplantılarda dikkat dağınıklığı yaşamamak için, güne iş saatinden önce başlamak gerekiyor. Çünkü diğer türlü vücut henüz güne adapte olamadan işe gömülmek zorunda kalıyor ve odaklanma problemi baş gösteriyor. Bu nedenle toplantı günlerinizde sabah erken kalkmanızı, sağlıklı ve doyurucu bir kahvaltı ile güne başlamanızı öneriyoruz. Hatta vaktiniz varsa toplantı öncesinde biraz meditasyon yaparak zihninizi işe hazırlayabilirsiniz.
Evden çalışırken ara vermemek birçok kişinin yaptığı hataların başında geliyor. Ev ortamının rahatlığı zaman zaman insana çalıştığını unutturduğu için böyle durumlar yaşanabiliyor. Ama odaklanma problemini aşmak için aralıksız çalışma rutinine bir son vermek gerekiyor. Siz de çalışma saati ile toplantı arasına biraz kişisel zaman koyarak zihninizi dinlendirebilirsiniz. Kafanızdaki düşünceleri boşaltmanıza yardımcı olacak 15-20 dakikalık bir ara, toplantı boyunca daha dikkatli olmanızı sağlayacaktır.
Evde olmak, zaten tek başına dikkat dağıtıcı bir unsur olabilir. Çünkü evler ofis gibi çalışma verimi ön plana alınarak dekore edilmez. Ama mutlaka evde rahat çalışabileceğiniz bir köşe de vardır. Evde bir çalışma alanı oluşturmak, odaklanma probleminin önüne geçmenizi sağlar. Bu alanı çalışmaya uygun dekore ederek toplantı esnasında dikkatinizi dağıtacak unsurlardan temizleyebilirsiniz. Evin sessiz ve sakin bir noktasından toplantıya katılmakla salonda gürültünün ortasına kurulmuş bir bilgisayardan toplantıya katılmak arasında ciddi farklar vardır. Bu nedenle çalışacağınız alanın etrafındaki gereksiz elektroniklerden kurtulmalı ve gürültüye sebep olan eşyaları uzaklaştırmalısınız. Ayrıca toplantı boyunca, eğer toplantı için ihtiyacınız yoksa, telefon ve tablet gibi cihazları yanınıza almayın.
Toplantı havasına girmenin en kolay yolu, o ortama uygun giyinmektir. Evden çalışsanız da toplantı öncesinde işe giderken giydiğiniz kıyafetleri giyerek hazırlık yapabilirsiniz. Saçlarınızı ve makyajınızı sanki işe gidecekmiş gibi özenle yaparsanız kendinizi toplantıya daha hazır hissedersiniz. Bu durum da çevrim içi ortamda yapılacak görüşmelerde dikkatinizi daha kolay toplamanızı sağlar.
Toplantıya bağlanma aşamasında yaşayabileceğiniz sorunlar dikkatinizin dağılmasına ve gerilmenize sebep olur. Bu nedenle toplantı öncesinde görüşme boyunca kullanacağınız cihazların düzgün çalıştığından emin olmalısınız. Bilgisayarınızın veya akıllı cihazınızın şarjını kontrol etmeyi unutmayın. İnternet bağlantınızın kalitesini ve hızını test edin. Böylece sorunlar kendini göstermeden çözüm üretebilirsiniz.
Toplantıda görüşülecek konuların önceden hazırlanması odaklanma aşamasında size yardımcı olacaktır. Eğer toplantıyı siz düzenliyorsanız, konuları belirleyerek iş arkadaşlarınıza toplantıdan bir gün önce iletebilirsiniz. Böylece onlar da hazırlanma fırsatı bulurlar. Eğer yalnızca katılımcı olacaksanız, toplantı esnasında sormak istediklerinizi önceden belirlemenizde fayda var. Böylece hem daha verimli bir toplantı geçirirsiniz hem de görüşme boyunca kafanız soracağınız soruları düşünmekle meşgul olmaz.
Toplantı boyunca konuşulan önemli konuları not almak, odağınızı korumanızı sağlar. Bu nedenle yanınızda kalem ve defter bulundurmanızda fayda var. Bu eski usul not alma yöntemi, en iyi odaklanma yöntemlerinden biridir. Tabii toplantı sonrasında notlar tarafınıza iletilecek olabilir. Ama siz yine de bu küçük çalışmayı yapın. Böylece toplantıdan kopma sorununu en aza indirebilirsiniz.
Fiziksel olarak konforsuz hissetmek toplantıya odaklanmanıza engel olur. Bu nedenle vücudun hem ergonomik hem de biyolojik açıdan toplantıya hazır olduğundan emin olmalısınız. Bu aşamada oturduğunuz yerin rahat olması önemli. Bunun yanında sindirim ve bağışıklık sistemi rahatsızlıklarını da en aza indirmek gerekiyor. Çünkü sürekli olarak sizi rahatsız eden bağırsak hareketleri söz konusuyken toplantıya odaklanmanız mümkün değildir. Ya da kendinizi sürekli halsiz ve rahatsız hissediyorsanız dikkatinizi toplantıya veremezsiniz. Bu sorunları aşmak için sindirim ve bağışıklık sistemini destekleyen gıda takviyelerinden ve probiyotiklerden destek alabilirsiniz. Probiyotikler bağırsak hareketlerinin düzenlenmesine yardımcı olur ve bağışıklık sistemini destekler. Böylece siz de kendinizi çok daha iyi ve zinde hissedebilir, çevrim içi görüşmelerde tüm dikkatinizi toplantıya verebilirsiniz.