Görev Önceliklendirmede Etkili Bir Yöntem: Eisenhower Matrisi
Gün içinde hangi işin veya görevin daha önemli olduğunu belirlemek ve zamanı iyi yönetmek verimliliğinizi doğrudan etkiler. Ancak günlük hayatın yoğun temposunda, zaman zaman öncelikleri belirlemede zorlanmanız da kaçınılmazdır. Bu noktada görevleri önceliklendirmede etkili bir yöntem olan, literatüre Eisenhower Matrisi olarak giren teknik, bu tür durumları daha kolay yönetmenize yardım edebilir. Gelin, bu etkili yöntemi tüm detaylarıyla keşfedelim.
Eisenhower Matrisi Nedir?
Eisenhower Matrisi, Amerika Birleşik Devletleri’nin 34. başkanı Dwight D. Eisenhower tarafından geliştirilen bir çalışma yöntemi olarak bilinir. Eisenhower bu yöntemi, başkanlık görevinden önceki askerlik kariyerinde hangi işlerin önemli olup olmadığını ayırt etme konusundaki deneyimlerinden yola çıkarak oluşturmuştur.
Eisenhower Matrisi, görevleri aciliyet ve önem derecesine göre gruplandırır. Bu sayede hangi işe öncelik vereceğinizi kolayca belirlemenize ve zamanınızı daha verimli kullanmanıza yardımcı olur.
Eisenhower Matrisi’nde İşlerin Sınıflandırılması
Eisenhower Matrisi’nde işler, acil ve önemli olmak üzere iki temel kavram üzerinden değerlendirilir. Acil işler; belirli bir teslim tarihi olan, kısa sürede tamamlanması gereken ve tamamlanmadığında olumsuz sonuçlar doğurabilecek görevlerdir. Önemli işlerse zamandan bağımsız olarak özen, dikkat ve planlama gerektirir.
Bu bağlamda Eisenhower Matrisi’nde işler dört grupta sınıflandırılır. Bunları şu şekilde detaylandırabiliriz:
• Acil ve Önemli İşler: Hızlıca ele alınması gereken, genellikle teslim tarihi yakın olan görevlerdir. Müşteriden gelen ani talepler veya acilen çözülmesi gereken sorunlar bu kategoriye girer.
• Acil Olmayan Önemli İşler: Daha uzun bir zaman dilimine yayılan, proje bazlı ancak önemli olan işler bu grupta değerlendirilir. Uzun vadeli hedefler ve planlı çalışmalar bu grupta yer alır.
• Önemli Olmayan Acil İşler: Bu gruptaki işler, uzun vadede önemli olmayan, aniden gelen görevler ve sorumluluklar olarak ele alınabilir. Gelen bir e-posta, telefon ya da iş arkadaşlarınızın bir isteği acil ama önemli olmayan işlere örnek verilebilir.
• Acil ve Önemli Olmayan İşler: Zamandan ve durumdan bağımsız olarak yapmanız gerekmeyen, süresini sizin belirleyebileceğiniz veya erteleyebileceğiniz işler olarak düşünülebilir. Bu tür görevleri başkasına da devredebilirsiniz.
Eisenhower Matrisi’nde Çeyreklerin Anlamı
Eisenhower Matrisi’nde 4 kadran (çeyrek) bulunur. Her bir kadran, işlerin nasıl ele alınması gerektiğini ve niteliğini göstererek karmaşık görevleri yönetilebilir parçalara ayırır. Bunları şu şekilde sıralayabiliriz:
• Yapın (Do) Kadranı: Matrisin sol üst kısmında yer alan bu kadrana hem önemli hem acil işler yerleştirilir. Sürekli aklınızda olan ve en çok stres yaratabilecek işler bu kadranda toplanır. Bu çeyrekteki işlere, uzun vadeli hedeflerinizi de etkileyeceğinden bir an önce başlanmalıdır.
• Program (Schedule) Kadranı: Sağ üstte yer alan bu kadrana planlayarak uzun vadeye yayabileceğiniz, son teslim tarihi belli olmayan işleri yerleştirebilirsiniz. Bu görevleri dilerseniz Pareto İlkesi’nden ya da Pomodoro Tekniği’nden yararlanarak da yapabilirsiniz.
• Yetkilendirme (Delegate) Kadranı: Matrisin sol alt kısmında bulunan bu çeyrekte, tamamlanması gereken ancak önemli olmayan ve özel beceri gerektirmeyen işleri listeleyebilirsiniz. Ekip üyelerine de devredebileceğiniz bu işlerle hem iş yükünüzü azaltabilir hem ekibinizin yeteneklerini geliştirebilirsiniz.
• Silme (Delete) Kadranı: Matrisin sağ alt kısımda yer alır ve son kadranı oluşturur. Bu kadrana ilk üç bölüme yerleştirilen görevlerden arta kalan işler yazılır. Bu işlerin yapılıp yapılmaması size kazanç sağlamayacağından yapmamayı da tercih edebilirsiniz.
